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新加坡团体保险员工名单（census）：每个阶段交哪些资料

倍益整理 · 更新于 2026年10月23日

团体保险的员工名单（census），是公司安排或管理团体保险时用的员工资料。先问清楚现在这个阶段要什么：初步比较、正式报价，还是加保（enrolment）。多人共用的规划文件里，不要放姓名、证件号码和健康资料，除非授权的流程明确要求。

员工名单每个阶段该给哪些资料

规划用的资料和能认出个人的加保资料，分开处理
阶段	建议做法	要向收件方确认
初步规划	员工人数、职位、工作地点、年龄段、打算分的福利级别（benefit class）	初步谈参考价格，哪些汇总资料就够了？
正式报价	只给必填的名单栏目，走约定好的渠道	一定要给准确的出生日期，或其他能认出个人的资料吗？
正式加保	正式参保要用的身份资料	文件由谁接收、谁核对、谁回复确认？
医疗核保	有要求时，另走一套保密流程	健康资料能不能由员工自己直接交？
日常管理	加保、退保按流程办，每次变动都有确认	保留哪些资料，谁能看，错了怎么改？

做初步需求简介时，每个福利级别或每类岗位填一行。下面的空白CSV表只用在汇总规划这个阶段，不是保险公司认可的加保表格。姓名、身份证号码（NRIC）、银行资料和诊断结果，都不要填进去。

比如，在新加坡上班的办公室员工可以算一个规划组，写上人数和打算给的福利级别。在海外受雇的员工要另列一组，他们符不符合参保资格，要单独问清楚。不要以为公司全球员工人数里的每个人，新加坡的保单都保。

个人资料保护委员会（PDPC）的雇佣指引说明，某些跟雇佣有关的合理用途，可能不用征得员工同意，但雇主还是要把用途告知员工。这不是没有限制的豁免。适用哪条依据、怎么告知、谁能看、怎么处理，要跟公司里负责个人资料保护的人一起定下来。

看看有没有重复的行、前后不一致的职位描述、过时的年龄、漏掉的家属（配偶和子女），还有互相矛盾的入职日期。缺的资料不要自己猜着悄悄补上。请HR负责人先改原始记录，再发一版新的，附上简短的改动说明。

报价回来后，看它用的是不是您预期的那份员工名单。保费看上去有竞争力，但算的人数少了，或者福利级别不同，就没法比。最后接受的那份报价用了哪些资料，要和决策记录放在一起存好，以后有变动才解释得清。

按确认过的退保流程办，核对保险公司的确认回复、生效日期，以及有没有调整。App和共享文件夹的访问权限，要另外查一遍。不要只因为原来那张表用着方便，就把离职员工的全部资料一直留着。

每类记录保留多久，要和负责的人一起定下来。理赔记录或合同类记录，处理方式可能和初步比较用的文件不一样。本指南没有规定统一的保留期限。

不一定。先问清楚，这个阶段接受哪些汇总资料或用代号代替姓名的资料。正式报价和加保要填的栏目可能不一样。

不是。这张表只是规划用的工具，里面没有能认出个人的资料。正式报价、加保和核保，要走保险公司现行认可的流程。